Una de las situaciones más incomodas que se vive como emprendedor es cuando tenemos que poner límites, pero es algo inevitable si queremos maximizar la productividad.
Establecer y hacer cumplir estos límites puede ser difícil ya que hay gente que cree que uno le debe el tiempo. Como emprendedor, eres tu negocio, entonces tu manejo optimizado de tus horarios debe ser tu prioridad. Si respetas tus limites te será más fácil hacerlos respetar y tendrás espacio para lograr tus objetivos ya que estarás con mayor energía a largo plazo. Es muy importante priorizar tu salud mental y asegurarse de que tu vida y su negocio sean una representación precisa de tus aspiraciones.
Establece límites con tu horario laboral Comprendo perfectamente que los emprendedores podemos trabajar en horarios no convencionales, pero es importante que fijes un horario laboral en el que te dedicaras exclusivamente a tu negocio y tus clientes. Dentro de ese horario asigna franjas horarias a las tareas como reuniones, creación de contenido, ventas, facturación, etc. Mientras más estructurado trabajes, menos presión sentirás.
Establece límites con las personas que toman prestado tu cerebro Ser generoso es importante, pero tenemos que aprender a decir que no en ciertas ocasiones ya que tenemos que centrarnos en nuestro negocio y proteger nuestros límites. Cuando somos buenos en algo, es normal que la gente acuda a nosotros para tomar prestado nuestro cerebro, el problema está cuando se acostumbran a tu ayuda y la dan como una obligación. En estos casos tienes que ir con honestidad y explicar que tu horario está cargado con tareas prioritarias de tu negocio. La gente aprecia las respuestas claras y sinceras. En mi caso lo que hago es tener este blog en el que publico los temas que más me consultan para que mi respuesta sirva de ayuda a muchos.
Establece límites con el mundo digital Crea un horario digital para tus actividades en línea, por ejemplo, asigna un día a la semana para programar el contenido para tu blog, boletín y redes sociales, define que tu correo electrónico no lo vas a verificar fuera del horario laboral, establece una programación de ciertos momentos del día en los que visitas tus redes sociales para interactuar con tu comunidad. Es muy importante que des un descanso a tu cerebro de las redes sociales y no las consultes constantemente bajo el pretexto que lo haces por trabajo. Si disminuyes su uso verás como tu calendario se abre para las cosas que nunca supiste que tenias el tiempo para hacer.
Establece límites con tus clientes Esta es una línea que puede ser difícil de trazar dado que vienen con experiencias anteriores que pueden haber sido diferentes, pero sin límites hay lugar para malas interpretaciones. Lo ideal es que haya una sola forma de comunicación que debería ser el correo electrónico en horarios de oficina, si tus clientes creen que pueden comunicar contigo por cualquier vía esto puede resultar abrumador e intrusivo. Asegúrate de ser muy claro al inicio de la colaboración entregando una lista detallada con los servicios que recibirá tu cliente para tener una relación comercial saludable, y dejando por escrito la única forma de comunicación que se tendrá para que sepan cuando esperar una respuesta tuya.
Y lo más importante, determina tus momentos de descanso. No podrás ser productivo si no recargas energías. Aprovecha tus horas no laborales y tus días libres para hacer lo que te gusta, descansar y mantener tu motivación.
Los limites que establezcas son la clave para el éxito que tendrás ya que podrás crear un negocio que te encantará y una vida que vale la pena vivir.
Tener una gran idea no es suficiente, tienes que transformar tu visión en realidad.
¿Tienes una gran idea, pero no sabes por dónde empezar?
No estas solo, trabajo con muchos emprendedores que necesitan ayuda para convertir sus ideas en negocios viables.
Nunca subestimes el poder de iniciar de a poco y tomar acciones consistentes.
Cuando se es una persona creativa, avanzar de forma estructurada puede ser difícil ya que tienes muchas ideas en mente. El problema es que, sin organización, trabajas en varias de estas al mismo tiempo y rara vez logras convertir tus ideas en resultados.
Comparto 13 consejos que te pueden ayudar a hacer realidad tus ideas:
La capacidad de concentración es clave para hacer realidad las ideas, elimina las distracciones.
Enfócate en las posibilidades en lugar de las limitaciones, asigna tiempo diario a tu idea.
Cuando asignes tiempo para trabajar en una tarea, respétalo y no lo abandones a medio camino.
El entorno debe ser propicio al trabajo, crea un espacio tranquilo en el que puedas concentrarte.
La organización es lo que te permitirá avanzar, trabaja con sistemas claros que te permitan avanzar.
Escribe tu idea y divídela en varias metas, desglosa las metas en pequeñas tareas e inicia.
La ejecución te hará producir resultados, cumple pequeñas tareas que te lleven a completar metas específicas.
Recuerda que hay una solución para cada problema, evita perder mucho tiempo en el problema y se abierto en busca de soluciones.
Pide ayuda cuando la necesites, tu comunidad, amigos y familiares te dan una visión adicional.
Sé abierto a la retroalimentación y sugerencias. Esto te permite una visión diferente de tu idea y podría servirte para fortalecerla.
Disfruta el proceso, aprecia y valora tu avance, usar una agenda donde vas anotando tu progreso ayuda a visualizar el avance.
Rodéate de gente optimista que hace realidad sus ideas, elimina las voces negativas de tu entorno.
Inicia, deja de decir que no tienes tiempo y empieza a trabajar en esas pequeñas pero valiosas tareas que te acercarán a la meta.
Los que me conocen saben muy bien que soy la persona menos complicada al momento de organizar reuniones, entrevistas, webinars, etc. Siempre he afirmado que tenemos tiempo para todo si realmente lo queremos hacer.
Veo mucha gente que pasa el tiempo expresando lo ocupados que están y viven haciendo las cosas de forma acelerada, pero ¿Puedes imaginarte pasar el resto de tu vida a ese ritmo? Da miedo, ¿cierto?
La mayoría de los emprendedores iniciamos soñando tener una mejor vida. Más libertad, más diversión, más tiempo para disfrutar la vida…. Pero la verdad es que de pronto estamos viviendo una realidad totalmente diferente.
Desde el año 2010 manejo varias empresas, no tengo la pretensión de decir que conozco todo, pero gracias a la organización y planificación no solo logro tener las cosas bajo control, sino prosperar de manera constante aun en momentos complicados.
Lo primero que tienes que comprender es que uno no “encuentra tiempo” para hacer las cosas, uno “hace tiempo” teniendo claro lo que es importante y dando prioridad a las cosas.
3 consejos para que ganes tiempo
Proactividad: Imagino que has visto muchas veces esa frase de “ser proactivo en lugar de reactivo”, bueno es el momento de aplicar eso en tu vida.
El problema con la falta de tiempo es vivir en modo reactivo. Enciendes la computadora y vas haciendo lo que se presenta, luego te das cuenta de que no has publicado en redes sociales y pasas un buen momento pensando en lo que vas a escribir, pero te llega un mensaje de WhatsApp entonces dejas lo que haces para responder de forma inmediata. A esto se suma que justo alguien subió una foto en Instagram y te quedas mirando las publicaciones, o si trabajas en casa, ya es hora de la merienda y tienes que dar de comer a tu hijo. Y cuando te das cuenta se pasó la jornada y todo queda a medias.
La solución es una buena rutina que te permite establecer expectativas sobre tu disponibilidad alineando tu flujo de trabajo con tu nivel de energía. Crear una rutina requiere persistencia y coherencia. Organízate, trabaja con una agenda, establece metas, horarios y aprende a cumplirlos.
Análisis: Si trabajas haciendo lo que va apareciendo sin haberte organizado, es posible que al final del día te preguntes a donde se fue el tiempo. Esto se debe a que hacer múltiples tareas urgentes, pero no importantes consumieron tu tiempo productivo. Estabas constantemente ocupado, pero en realidad no avanzas en tus objetivos.
Tienes que ser consciente de como usas tu tiempo. Analiza tu jornada al terminar el día para conocer claramente a donde se fue tu tiempo y así poder eliminar las actividades que no contribuyen a tu meta y concéntrate en lo que es importante. Si usas una hoja de tiempo o una agenda tendrás claridad sobre tu manejo de tiempo. Para que esto funcione tienes que ser honesto y no llamar trabajo a pasar el tiempo mirando las publicaciones de otros, prospección a leer tus mensajes en WhatsApp o investigación a navegar sitios web.
Hay gente que me dice que no tiene tiempo para nada, pero miran una temporada de una serie en menos de una semana o saben todos los chismes de Instagram o dicen como estuvieron horas mirando divertidos tiktok. Identifica claramente tus momentos en que eres más eficiente o productivo y aprovéchalos al máximo sin distracción.
Prioridad: Trabajar de forma estructurada es lo que lleva al crecimiento porque nos enfocamos en lo que nos guía hacia nuestra meta. Identifica lo que es importante y dale prioridad concentrándote en la tarea hasta terminarla. Muchos subestiman lo que pueden lograr en un periodo corto cuando trabajan sin distracción y enfocados en una tarea a la vez.
La disciplina y organización no son fáciles al inicio, es todo un desafío hasta que te acostumbras. Divide tu jornada en pequeñas tareas y no abandones nunca una tarea a medias. Si vas a dedicar 20 minutos a redactar un artículo, pon tu dispositivo en modo avión para evitar las distracciones y no lo dejes a medias, si lo haces es posible que cambies todo y tengas que volver a iniciar porque ya has perdido el enfoque. Trabaja siempre dando tu máximo en cada proyecto y de pronto encontraras que tu productividad y eficiencia aumentan.
Puedes tener tiempo para todo, pero tienes que aprender a dar prioridad sabiamente a cada tarea.
No hay nada de malo en tardar en responder a un mensaje en WhatsApp o a un correo electrónico. Que los otros no anticipen y te envíen cosas a ultimo minuto no es culpa tuya y no estas obligado a abandonar tus prioridades para atender tareas urgentes no importantes.
Encuentra el sistema de trabajo que más te conviene y evita las distracciones.
¿Sientes que no te alcanza el tiempo? Ese es el problema número uno de los emprendedores, la falta de tiempo.
Hoy vamos a ver las soluciones para lograr claridad en cómo alcanzar tus metas, hoy vas a aprender a planificar y establecer el camino claro para cumplir tus metas.
Hoy vamos a ver:
12 meses: Vamos a definir la visión y la definición de como deseas que tu negocio esté en 12 meses y por qué. Vamos a establecer metas que llevan al éxito.
3 meses: Una vez que determinemos los objetivos anuales, los dividiremos en metas de 90 días e identificaremos las tareas principales que se deben hacer en esos periodos.
Mensual: Avanzar las metas no consiste en definir que tareas deben hacerse y luego hacerlas. También es sobre la creación de una rutina para que logres alcanzar tus propios objetivos.
Semanal: Con grandes metas es fácil sentirse agobiado por la cantidad de tareas que se deben hacer. Al organizar tus tareas por segmentos semanales creando listas de acciones que debes hacer, esto es hace más accesible y manejable.
Diario: Ahora que tienes definido el camino hacia tus grandes metas, puedes priorizar más eficazmente tus tareas diarias. Verás un progreso y te sentirás más productivo cuando te enfoques en la lista limitada de tareas pendientes.
12 meses
¿A dónde te gustaría llegar en 12 meses? ¿Cuáles son las metas que te gustaría lograr tanto en lo personal como en lo laboral? ¿Qué es razonable y sería maravilloso lograr?
Cuando piensas en metas a largo plazo, como las que vamos a definir ahora es importante que te imagines cumpliéndolas y analices por qué deseas estos resultados y como te sentirás al lograrlo. Es muy importante definir qué significan estos resultados para tu negocio. Y finalmente pensar en cómo los próximos 12 meses te preparan para los siguientes 12 meses y más.
Superando expectativas: Algo que sucede a las personas que planifican su éxito estratégicamente es que no solo cumplen sus objetivos, sino que los superan a pasos agigantados. Lo que antes parecía imposible se convierte de repente en realidad. Es por eso que además de establecer metas realistas, necesitas también establecer metas que desafían, metas que casi te asustan.
¿Por qué? Porque a medida que vas optimizando tu método de fijación de objetivos y ejecución tu realidad va cambiando. Lo que no es posible hoy puede ser posible mañana.
Tu aporte a la comunidad: Otro aspecto a considerar en tu planificación es como contribuirás. Tal vez quieres aumentar tus ingresos hasta el punto donde puedes donar un porcentaje de ganancias a un organismo, u optimizar tu manejo de tiempo para que puedas ser voluntario y ofrecer una cantidad de tiempo mensual. Independientemente de lo que decidas, es importante incluirlo en la planificación anual.
La palabra que identificará tu año: Cuando la gente reflexiona sobre el año que termina muchas veces lo define con una palabra, dirán por ejemplo 2020 fue un año de aprendizaje. Nosotros vamos a trabajar diferente, vamos a elegir ahora la palabra que definirá los próximos 12 meses basándonos en tu meta.
Piensa bien y define tu palabra.
3 meses:
Ahora que has definido las metas de los próximos 12 meses, vamos a dividirlas en 4 objetivos principales y planearemos cumplir cada uno de ellos en periodos de tres meses.
Entonces si tu meta es de aumentar las ventas de x% en 12 meses, ¿Cuáles son las 4 áreas principales de tu negocio en las que tendrás que enfocarte para lograrlo?
Divide tu año en cuatro segmentos de 3 meses y crea objetivos dentro de ellos.
Con tu conjunto de objetivos trimestrales, ahora vamos a dividirlos en cada una de las 12 semanas que componen el trimestre y luego crear pasos de progreso.
Si en este momento estás dudando porque no puedes organizar tu año en cuatro proyectos principales porque tienes demasiados, es importante que analices la importancia de cada uno, muchas veces menos, es más.
Mensual:
El objetivo de trimestral se centraba en objetivos de negocio, ahora que vamos a establecer las metas mensuales nos vamos a centrar en el desarrollo personal.
Un mes ofrece un tiempo de periodo ideal para trabajar tu rutina personal y crear buenos hábitos de trabajo.
Identifica tu objetivo ¿Quieres trabajar en la creatividad, hacer más ejercicio o despertar antes? Cualquiera que sea el nuevo hábito o rutina que desees incorporar a tu vida diaria, primero debes identificarlo.
Justifica: Una vez que identifiques cuál es tu objetivo, asegúrate de tener una comprensión clara de por qué la creación de este nuevo hábito sería importante y cómo te beneficiarás.
A veces se perciben sacrificios al cambiar una rutina existente, o es difícil tener la fuerza de voluntad necesaria para crear mejores hábitos. Entender exactamente cómo este cambio te beneficiará y centrarse en esos beneficios hará que el compromiso sea más fácil.
Compromiso: Toma un compromiso serio contigo mismo, como si fuera un contrato en el que aceptas cumplir esta meta por 30 días. Imprime algo que te lo recuerde y ponlo en un lugar que miras a diario, este pequeño paso puede hacer una gran diferencia en hacer que lo cumplas.
Documenta tu progreso, esto te ayudará a no perder de vista el avance que logras, anota un par de frases diarias en tu agenda con la información de avance, verás cómo esa rutina te ayuda.
Intención Semanal:
Ahora vamos a profundizar más tus objetivos trimestrales y establecer una intención semanal.
¿Qué vas a lograr está semana y como contribuye esto a tu objetivo trimestral? ¿Puedes dividir tu semana en tareas y proyectos que puedes lograr de manera realista?
Esta sección se llama intención semanal porque, aunque podemos planear todo en tareas individuales, crear proyectos y citas, es importante permanecer flexibles al cambio.
Algo puede pasar y los planes cambian, es por eso que los objetivos semanales que creamos son sin un plazo firme sino creados como una intención y un buen recordatorio. En tu vida tendrás plazos y serán frecuentes, pero tener plazos semana tras semanas es una forma rápida de agotarse.
También, como parte de tus objetivos semanales debes centrarte en decidir en qué momentos necesitas ayuda y definir a quien puedes asignarle esas tareas.
A diario:
Si sientes que tu día está dictado por una interminable lista de tareas pendientes, y sientes que estás apagando incendios constantemente, o que, en lugar de ser proactivo, estás constantemente en modo reactivo, debes hacer cambios e implementar otras estrategias. Déjame sugerirte otra forma de trabajo.
Crea un tema: Cuando alguien te pregunta cómo te fue en el trabajo o que hiciste, es posible que desees responder: ¡Hoy fue genial! Firmé con tres nuevos clientes.
Independientemente de lo que quieras que sea tu respuesta, piensa en la respuesta cada mañana y crea tu día alrededor de ella. En la respuesta del ejemplo el tema era acerca de las ventas. Tu respuesta puede ser acerca de tu comunidad, contactos, o un tema intangible como diversión o tranquilidad.
Lo importante es que te concentres en cómo se siente un buen día y establezcas una meta alrededor de esa intención y la cultives a lo largo de tu día.
Máximo tres: Un error frecuente es pensar que debemos cumplir muchas metas, confundimos la multitarea con la productividad. Si deseas ver un progreso real de forma consistente, y si deseas sentir que cada día fue positivo, no pongas más de tres tareas principales en tu lista de tareas diarias.
Estas tareas pueden ser, escribir un boletín a tu lista de abonados, crear una campaña en Facebook o finalizar un producto. Si has configurado una intención semanal, entonces deberías estar organizado y poder decidir tus tres tareas principales de forma fácil.
Concéntrate en lograr tres tareas significativas pero manejables cada día, y luego llama a tu día exitoso cuando hayas completado esas tres tareas.
El compromiso 90: Progresar en tu negocio es importante, pero otro aspecto importante en tu día es enfocarte en ti mismo. El compromiso 90 es simple, divídelo en 3 segmentos y dedícalo a:
Actualizarte: Leer, aprender, hacer un curso, etc.
Hacer ejercicios: Es bueno para tu salud y tu mente.
Algo que te gusta: Ya sea tomar un café con un amigo, mirar una serie, tomar fotografías, etc.
Un compromiso de 90 minutos con uno mismo puede parecer imposible al inicio, pero si vas cumpliendo con esta guía, deberías poder dedicarte ese tiempo porque es importante.
Consejos adicionales:
Esta guía está «orientada en tareas», lo que puede ser difícil al principio para un empresario creativo que le gusta trabajar en un ambiente improvisado. Pero te aseguro de que el resultado de dar a estructura a tus metas y trabajar de forma más organizada es que tendrás más tiempo para ser creativo, más tiempo para trabajar en tu negocio y más tiempo para hacer las cosas que son importantes para ti como persona.
Comparto contigo algunos consejos que te pueden ayudar si te encuentras estancado.
Toma acción: La ventaja de una lista de tareas diarias con un máximo de tres elementos es que te ayuda a no sentirte agobiado. Si sientes que estás estancado, revisa tu lista de tareas pendientes y toma el compromiso de tomar medidas, incluso en las más sencillas. Muchas veces la parte más difícil es iniciar.
Pérdida de tiempo: Identificar donde estás perdiendo tiempo en tu negocio es acerca de averiguar dónde eres más valioso y administrar tu tiempo para poder dedicar el máximo de ti mismo a esas tareas. Por ejemplo, si tienes una tienda en línea con órdenes atrasadas, entonces lo más probable es que tengas que delegar tu trabajo en redes sociales para centrar tu tiempo en la creación de producto que es tu especialidad.
Tienes que saber cuándo delegar
Deja espacio en tu plan: Cuando estés organizando las tareas en tu planificación, ve con calma, es fácil llenar la hoja completa con cosas por hacer. Deja espacio que te permita ser flexible. Recuerda, tener metas grandes no quiere decir llenarse de tareas. Es importarse centrarse en las tareas que tendrán mayor impacto para tu negocio y enfocarse en esos proyectos primero.
Sé flexible: Si no dejas espacio en tu plan, entonces te será difícil ser flexible cuando lo necesites y eso hará que sea más difícil permanecer positivo y enfocado en tus objetivos.
Ser flexible y estar dispuesto a hacer ajustes en un plan cuando sea necesario te permitirá tomar decisiones inteligentes que necesitas hacer para alcanzar tus metas.
NOTA: Esta publicación es parte de una serie de 7 artículos.
Es un
momento bastante particular porque a mucha gente se le está pidiendo que
trabaje desde casa. Si bien al inicio puede sonar muy interesante la idea, si
no sabemos organizarnos podemos perder mucha productividad.
Hace más de 10 años que trabajo desde casa así que preparé algunos consejos sobre todo para aquellos que son nuevos en este tipo de trabajo para que logres ser productivo tanto con el trabajo como con la familia.
Si quieres comenzar a aumentar tu productividad para aprovechar mejor el tiempo que tienes disponible, quiero felicitarte. Es una gran decisión que has tomado. Pero luego de decidirte tienes que tratar de organizarte. Es aquí adonde comienzas a ver que quizá no todo es tan fácil como parecía y creemos que esa meta de ser productivos jamás se materializará.
Si has vivido esto, déjame decirte que no estás solo. Muchas personas caen en un interminable ciclo de decidir y fallar que los termina por decepcionar. Si quieres cortar con este ciclo de una vez por todas, has llegado al lugar indicado. Voy a compartir consejos para que comiences a organizarte correctamente y que logres exitosamente tu objetivo. ¿Estás listo? Vamos allá.
Registra todos tus propósitos.
Tienes que mantener en constante vista todos los objetivos y propósitos que has determinado. Algo que separa a las personas que logran sus objetivos y las que no, es que las primeras siempre tienen sus metas y objetivos a la vista. No hay ninguna posibilidad de que ellos se desenfoquen porque siempre están viendo sus objetivos y trabajan en pos de ellos. Cualquier cosa funciona para esto, ya sea una aplicación o un papelito tipo post-it. Lo importante es mantener una visualización constante.
Esto te ayudará en todo, cuando te den algo que debas hacer, no lo coloques en tu cabeza, escríbelo y colócalo en alguna parte donde puedas verlo y enfocarte en ellos.
Revisa el correo solo después de terminar una tarea.
Un emprendedor recibe una increíblemente grande de correos en un día. Son muchas las horas que se pierden revisando correos. Muchos expertos de organización no están de acuerdo con revisar correos electrónicos a primera hora de la mañana. De hecho muchos hombres y mujeres de negocios exitosos revisan su correo solo después de haber completado algo de su lista de tareas. De esta forma no se distraen en medio de lo que están haciendo. Piensa que cuando respondes un correo… recibirás una respuesta, la cual ameritará otra respuesta y así sucesivamente. Mantén el control de tu acceso al correo electrónico y verás como aumenta tu productividad.
Desarrolla tu rutina matutina.
La manera en la que empieces tu día, determinará en buena parte como te vas a sentir y como te vas a desempeñar durante el resto del mismo. Por esta razón muchos líderes del sector tienen estrictas rutinas matutinas que les permiten ganar el enfoque y empuje correcto para desarrollar todas sus actividades.
Richard Branson comienza su día a las 5 de la mañana. Tony Robbins inicia todos sus días con 10 minutos de meditación. Los hábitos te ayudan a empezar y a fortalecer tu día. Saca provecho de eso y verás los cambios.
Ten reuniones de trabajo… contigo mismo.
Resulta difícil sacar tiempo para reuniones y más aun para tener una reunión contigo mismo. Pero, esto es realmente importante y necesario. Muchos altos ejecutivos tienen este tipo de reuniones y jamás fallan a las mismas. En esas reuniones ellos miran sus listas de tareas y evalúan con cabeza fría las prioridades y el proceder de las cosas. Si algo está mal lo corrigen y verifican como ser más efectivos.
Planificar contigo mismo es algo que te ayudará mucho. Recuerda que quien falla en prepararse se prepara para fallar.
La regla de los 2 minutos.
Esta regla establece que cualquier tarea que se puede hacer en menos de dos minutos debe ser hecha de inmediato y no procrastinada. De esta manera no hay necesidad de que esta tareas se apilen y roben tiempo posterior.
¿Tienes algún otro consejo de productividad que quieras compartir con nosotros? Déjalo en los comentarios para saber cómo podemos ser cada vez más productivos.
Veamos algunas estadísticas con respecto a reuniones:
El 47% ve las reuniones como una pérdida de tiempo
Los profesionales dicen que pierden 31 horas al mes en reuniones improductivas.
El 73% realiza otro trabajo durante las reuniones.
Estas estadísticas pintan una imagen clara. Las reuniones ineficientes resultan en costos directos masivos para las organizaciones a través de los salarios y los costos relacionados con la oficina.
Además de los costos directos, las reuniones también tienen costos indirectos. Por ejemplo, a los empleados se les impide hacer un trabajo importante. Las reuniones ineficientes también reducen la satisfacción de los empleados, lo que lleva a una mayor rotación de empleados.
En resumen, está claro que quiere minimizar reuniones improductivas en su organización.
Pero, ¿dónde empiezas?
Como cualquier mal hábito, las reuniones ineficientes se pueden convertir en trabajo productivo.
Estos son 5 de nuestros mejores consejos para reuniones productivas que puede usar para reducir los costos de su reunión, reducir el tiempo que pasa en las reuniones y hacer que sea un momento más agradable para todos los involucrados:
Ten una agenda
Comencemos con la parte más importante de una reunión productiva:
Su agenda de reuniones. La mayor parte del tiempo que pasas en una reunión debe transcurrir antes de que incluso ingreses a la sala de reuniones.
Comience por definir por qué desea realizar su reunión.
¿Es una reunión incluso necesaria? ¿O puede comunicar su mensaje a través de otros medios, como la mensajería instantánea? Por ejemplo, una reunión es necesaria si el resultado es:
Para obtener la opinión de sus compañeros de trabajo.
Para pedir aprobación
Para pasar información.
Si la reunión es necesaria, determine qué quiere lograr con ella.
De hecho, la clave de una reunión productiva es tener un propósito claro. Use unas pocas palabras en una oración para describir el objetivo de la reunión. A continuación, debe planificar la reunión. Crea una agenda extremadamente enfocada y procesable.
No permita ningún margen de maniobra: la reunión solo tratará sobre los puntos de su agenda. De lo contrario, podría terminar con una reunión social con poca sustancia. Y Sea específico sobre los artículos que incluye en su agenda.
También es posible que desee enumerar cosas que no desea discutir durante la
Antes de la reunión, envíe su agenda a los asistentes a la reunión. Explique claramente el propósito de la reunión, así como los detalles de dónde se llevará a cabo. Asegúrese de obtener los detalles correctos la primera vez; no desea hacer muchos envíos administrativos de ida y vuelta por correo electrónico para programar su reunión.
Limita la lista de asistentes
Como una de las empresas más exitosas del mundo, Google nos puede enseñar una o dos cosas sobre reuniones productivas. Una de ellas es limitar el número de asistentes que invite a su reunión. Google es famoso por permitir no más de 10 personas en una reunión.
Apple toma una postura similar. Una piedra angular de la cultura de su empresa es tener siempre personas específicas que sean responsables de sus proyectos. Estos ‘individuos directamente responsables’ (DRI) son personas clave en la sala de reuniones.
Al limitar a los asistentes y solo invitar a personas clave, se asegura de que su reunión se mantenga estructurada y logre el resultado que desea. De lo contrario, corre el riesgo de terminar con un grupo de personas que no tienen una opinión clara y que podrían estar trabajando de forma más productiva en sus tareas habituales.
Además, mantienes la reunión rentable:
Cada asistente tiene un salario por hora. Si calcula todos los salarios por hora juntos, obtendrá un precio por hora bastante elevado para la reunión. Mantenga baja la cantidad de asistentes y disminuya sus costos directos. Es posible que haya personas en su organización que no necesiten estar presentes en la reunión, pero que aún necesitan ser informadas sobre los resultados.
Para mantener a estas personas al tanto, simplemente envíeles una nota antes y después de su reunión para mantener a todos en buen camino. Luego, podría haber personas que deberían asistir a la reunión para dar su opinión pero no necesitan quedarse para la toma de decisiones.
Puede permitir que estos asistentes se vayan después de que hayan presentado sus puntos al grupo y ya no se requiere su presencia
Mantén las reuniones cortas y concisas.
¿Cuál es la duración óptima de la reunión?
Buena pregunta. Primero, echemos un vistazo a la ley de Parkinson. La ley de Parkinson dicta que «el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización».
Esto es cierto para las reuniones. Si programa una reunión de 60 minutos, es probable que usted y sus compañeros de trabajo se llenen esta vez. Obviamente, esto significa que no estás usando tu tiempo productivamente.
En su lugar, siempre opte por mantener sus reuniones lo más cortas y concisas posible. De esa forma, se asegura de que su agenda se mantenga enfocada y libre de desorden. Idealmente, solo debe programar reuniones de 15 minutos.
¿Por qué?
La investigación muestra que nuestra capacidad de atención es de 10 a 18 minutos. En cualquier caso, nunca programe una reunión que ocupe más de 30 minutos. Y en este caso, haga una breve pausa a mitad de la reunión para asegurarse de contar con la atención plena de sus compañeros de trabajo durante toda la reunión. Si ha limitado el número de asistentes y sus colegas han hecho sus tareas de antemano, no necesitará más tiempo.
Pero, ¿cómo se asegura que se mantenga su límite de tiempo?
Haz como la compañía de software Basecamp: utiliza un temporizador. Cuando suena, finalizas la reunión. Solo asegúrate de darles a todos un minuto de tiempo antes de que se acabe el tiempo para resumir sus puntos y el resultado de la reunión.
Ahora, puede tener constantes interrupciones que generalmente prolongan su reunión. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones tienen empleados a quienes les gusta dominar la conversación. En lugar de dejar que monopolicen la reunión, interrumpa y pídales que continúen durante el receso o después de la reunión.
Si se encuentra con una situación en la que necesita escuchar a estas personas, hay una solución simple para eso: Programe un encuentro individual con ellos para analizar sus inquietudes antes de la reunión. Puede presentar sus ideas de una forma mucho más concisa durante la reunión.
Finaliza la reunión con objetivos a hacer.
Por último, pero no menos importante, siempre asegúrate de que tu reunión tenga un resultado claro. Use los últimos minutos para recapitular lo que se ha dicho.
Su reunión debería terminar con las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los siguientes pasos?
¿Quién es responsable de ellos?
¿Cuál es el plazo?
Use 30 segundos por asistente a la reunión para asegurarse de que todos tengan una respuesta a estas tres preguntas.
De esta manera, es fácil para ti concluir la reunión. También se asegura de que todos conozcan sus responsabilidades y responda ante los demás asistentes a la reunión. Después de la reunión, envía un resumen de las actas de la reunión con los elementos de acción específicos que discutió al final de la reunión.
De esta manera, te aseguras de que se logre el resultado de la reunión.
Eso es todo…
Ahora sabes lo que como tener una reunión productiva. Y para implementar lo que has aprendido, comienza redactando las pautas de la reunión para toda la organización.
Por ejemplo:
Crea una plantilla de agenda para que todos en tu equipo, tengan las herramientas para planear reuniones productivas y conviértala en un procedimiento estándar para que los asistentes a la reunión puedan realizar un seguimiento de sus elementos de acción.
¿Cuáles son TUS mejores consejos para llevar a cabo reuniones productivas?
Hoy me tocó hacer la limpieza de la bandeja de entrada de mi correo electrónico, es bueno hacerlo al menos una vez al año ya que sin darnos cuenta acumulamos suscripciones y no todas nos son útiles.
Para ayudarnos en esta tarea, existe un servicio gratis que es muy sencillo, se trata de “UnrollMe”. El principio es fácil, en lugar de tener que ir a cada correo recibido para desabonarte, UnrollMe te da una lista de tus suscripciones y tres opciones:
Continuar abonado: No tienes que hacer nada, tu suscripción se mantendrá
Desabonarse: Selecciona las cuentas de quienes ya no deseas recibir correos y la suscripción será cancelada.
RollUp: Te permite agrupar las suscripciones que selecciones en un solo correo.
A inicios de este siglo el Dalai Lama propuso las 18 reglas para la vida, un conjunto de ideas para ayudar a vivir una vida plena y digna. Hace unos días un amigo publicó estas reglas en su Facebook y algunas me dejaron haciendo una reflexión. Por eso decidí traducir el artículo y compartirlo con uds.:
Ten en cuenta que los grandes amores y las grandes realizaciones involucran grandes riesgos. El riesgo está involucrado en cada gran ocasión de la vida. Si no hubiera riesgos, entonces todo el mundo pasaría a la acción, lo que haría que las personas sean normales y no grandes, Diferénciate de otros como aquel que no solamente puede tomar riesgos, sino que disfruta hacerlo.
Cuando pierdas, no pases por alto la lección.Si olvidas lo que has aprendido a no hacer, estarás condenado a repetir tus acciones. Lo más importante es no temer el fracaso. El fracaso es el precursor del éxito. Nada grande se ha logrado sin fracasos. La meta en la vida no es que seamos perfectos, sino la mejor versión posible de nosotros mismos. Es más importante ser auténticos que perfectos, y seguimos nuestro instinto. Los únicos errores reales son aquellos que comentemos de forma repetitiva. Los otros son oportunidades de aprender.
Sigue las tres “R” Respeto por uno mismo. La confianza es la clave del éxito, y si una persona no se respeta, no puedes creer en ella. De esa manera, si no te respetas, no puedes lograr grandes cosas porque no puedes respetar a otros. Respeto por los demás. Y serás respetado a cambio. Cualquier persona que no devuelve ese sentido de respeto, te deja saber que no son dignos de tu tiempo, y que no se respetan a si mismos. Responsabilidad por todas tus acciones. Eres el único responsable de tus sentimientos, tus acciones, tus éxitos, etc. Tu controlas totalmente tu vida, no intentes culpar a otros por tus errores o problemas.
Recuerda que no conseguir lo que quieres es a veces un maravilloso golpe de suerte.No todo lo que deseas será necesariamente bueno para ti a largo plazo. Si hay algo que parece no funcionar continuamente, de tal manera que parece casi como si el destino interviniera, considera dejarlo ir, o regresar por eso en otro momento. El universo funciona de manera misteriosa y es digno de ser confiado.
Aprende las reglas, así sabrás cómo romperlas apropiadamente.Las reglas se hicieron para romperse. La mayoría de ellas son puestas en marcha por las instituciones arcaicas, corruptos que sólo buscan esclavizar y mantener su propio poder. Cuando se trata de romperlas, asegúrate de que lo haces de forma correcta para evitar castigos. Si la autoridad nunca hubiera sido cuestionada, podríamos ser una civilización estancada.
No permitas que una pequeña disputa dañe una gran amistad.Obviamente la amistad es más importante que una pequeña disputa, pero muy pocas personas ponen esta regla en práctica. Es muy importante ser capaces de seguir la regla 7 con el fin de seguir verdaderamente la regla 6.
Cuando te des cuenta de que has cometido un error, toma medidas inmediatas para corregirlo.Y no dejes tu orgullo se interponga en el camino de la adopción de esas medidas. Discúlpate tomando toda la responsabilidad. Eso hablará más de ti que la acción de cometer el error.
Pasa algún tiempo solo, todos los días.No importa lo que haces, toma al menos 30 minutos de tu día solo en un lugar tranquilo. Esto te dará al menos media hora para observar lo que pasa en tu vida, tomar conciencia de quien eres y comprender lo que quieres. Ya sea a través de la oración, meditación, yoga o el golf, este ritual es importante.
Abre tus brazos al cambio, pero no abandones tus valores.El mundo está en constante evolución. Si no estás abierto al cambio, serás infeliz. Tú mismo vas a cambiar, esto no quiere decir que tus valores deben cambiar. Recibe los nuevos lugares, nuevos rostros y nuevos amores, pero no cambies nunca esas partes importantes de ti mismo, a menos de que tengas buenas razones de pensar que estabas equivocado.
Recuerda que el silencio es a veces la mejor respuesta.El silencio conduce a la contemplación relajada durante la cual las emociones tienen menos influencia y la lógica puede tomar el relevo. Por ejemplo, en una discusión con un amigo, permanecer el silencio en lugar de tomar represalias impulsado por el enojo es algo más eficaz para terminar la discusión más rápido, y con menos daño para ambas partes.
Vive una vida buena y honorable. Después, cuando seas mayor y mires atrás, serás capaz de disfrutarla por segunda vez. Vas a poder vivir con tus acciones por el resto de tu vida, entonces para evitar el arrepentimiento y angustia, vive tu vida con honor a partir de hoy. Las cosas buenas también llegan a la gente buena. Nunca serás castigado por actuar con integridad, solamente recompensado.
Una atmósfera amorosa en tu casa es el cimiento para tu vida.Esta es la regla en la que tienes menos control. La dinámica familiar es la que determinará el ambiente de tu casa, pero tú puedes sin dudas ayudar al mostrar a tu familia cuanto los amas. Como en la regla 3, si respetas (amas) a tu familia, ellos te respetaran y amaran también. Haz entrar el amor en tu hogar. Haz que los muros brillen con cariño. Esto establecerá una base sólida en la vida de tus hijos.
Ante desacuerdos con tus seres queridos, preocúpate únicamente por la situación actual. No traigas de vuelta el pasado.No despiertes el pasado, el pasado es constante, inalterable. Sacar el tema sólo puede traer más dolor a la situación actual. Esto es un problema, especialmente con los seres queridos, porque las relaciones con ellos tienen una larga historia, y están alimentadas por emociones. Perdona las acciones del pasado y céntrate en el presente.
Comparte tu conocimiento. Es una forma de alcanzar la inmortalidad.Uno aprende tanto en una vida. Comparte tus conocimientos con la gente que te encuentras, sólo les puede ayudar en sus jornadas. Aún más importante, comparte tus fracasos y experiencias, para que otros no los hagan.
Sé amable con la tierra.La tierra es el lugar en que vivimos, así que esto debería ser obvio. Hacer daño a la tierra es hacerse daño a sí mismo, al futuro de tus hijos y tus seres queridos.
Una vez al año, visita algún lugar donde nunca hayas estado antes.Experimenta nuevos lugares y nuevas cosas. Podrías encontrar alguien o algún lugar que te hace más feliz. La Tierra es tan grande con lugares únicos y hermosos, ¿por qué no quisieras ir a explorarlos?
Recuerda que la mejor relación es aquella en la que tu amor por el otro excede tus necesidades.Lo contrario es una señal de que la relación debe terminar. Si necesitas a alguien más de lo que lo amas, es un sigo de dependencia, no de afecto. Encuentra a alguien donde el amor es una fuerza dominante, y te encontrarás en una relación mucho más satisfactoria.
Juzga tu éxito por lo que tuviste que sacrificar para conseguirlo.Decide lo que quieres, diseña tu vida ideal y ve por ella. No dejes que ninguna parte ese sueño se escape, de esa manera no vivirás nunca con arrepentimiento. Todo es bueno, porque todo es útil, en la medida en que sabes aprovechar las oportunidades de aprendizaje que se te presentan. Si percibes las experiencias difíciles como malos augurios, estas tendrán un impacto negativo. Si las ves como oportunidades para crecer, sabrás superarlos.
Ahora más que nunca tenemos muchas distracciones, las notificaciones sociales, mensajes de texto, correos electrónicos, etc. Es por eso que es muy importante que te acostumbres a terminar lo que inicies.
Si constantemente estás dejando las cosas «a medias» eso puede afectar tu productividad. ¿Cómo? Renunciar es un habito que se aprende así como el éxito. Si te acostumbras a que no atiendes nada hasta terminar tus metas diarias, te acostumbrarás y cada vez te será más fácil completar tus tareas.
