Veamos algunas estadísticas con respecto a reuniones:
- El 47% ve las reuniones como una pérdida de tiempo
- Los profesionales dicen que pierden 31 horas al mes en reuniones improductivas.
- El 73% realiza otro trabajo durante las reuniones.
Estas estadísticas pintan una imagen clara. Las reuniones ineficientes resultan en costos directos masivos para las organizaciones a través de los salarios y los costos relacionados con la oficina.
Además de los costos directos, las reuniones también tienen costos indirectos. Por ejemplo, a los empleados se les impide hacer un trabajo importante. Las reuniones ineficientes también reducen la satisfacción de los empleados, lo que lleva a una mayor rotación de empleados.
En resumen, está claro que quiere minimizar reuniones improductivas en su organización.
Pero, ¿dónde empiezas?
Como cualquier mal hábito, las reuniones ineficientes se pueden convertir en trabajo productivo.
Estos son 5 de nuestros mejores consejos para reuniones productivas que puede usar para reducir los costos de su reunión, reducir el tiempo que pasa en las reuniones y hacer que sea un momento más agradable para todos los involucrados:
- Ten una agenda
Comencemos con la parte más importante de una reunión productiva:
Su agenda de reuniones. La mayor parte del tiempo que pasas en una reunión debe transcurrir antes de que incluso ingreses a la sala de reuniones.
Comience por definir por qué desea realizar su reunión.
¿Es una reunión incluso necesaria? ¿O puede comunicar su mensaje a través de otros medios, como la mensajería instantánea? Por ejemplo, una reunión es necesaria si el resultado es:
Para obtener la opinión de sus compañeros de trabajo.
Para pedir aprobación
Para pasar información.
Si la reunión es necesaria, determine qué quiere lograr con ella.
De hecho, la clave de una reunión productiva es tener un propósito claro. Use unas pocas palabras en una oración para describir el objetivo de la reunión. A continuación, debe planificar la reunión. Crea una agenda extremadamente enfocada y procesable.
No permita ningún margen de maniobra: la reunión solo tratará sobre los puntos de su agenda. De lo contrario, podría terminar con una reunión social con poca sustancia. Y Sea específico sobre los artículos que incluye en su agenda.
También es posible que desee enumerar cosas que no desea discutir durante la
Antes de la reunión, envíe su agenda a los asistentes a la reunión. Explique claramente el propósito de la reunión, así como los detalles de dónde se llevará a cabo. Asegúrese de obtener los detalles correctos la primera vez; no desea hacer muchos envíos administrativos de ida y vuelta por correo electrónico para programar su reunión.
- Limita la lista de asistentes
Como una de las empresas más exitosas del mundo, Google nos puede enseñar una o dos cosas sobre reuniones productivas. Una de ellas es limitar el número de asistentes que invite a su reunión. Google es famoso por permitir no más de 10 personas en una reunión.
Apple toma una postura similar. Una piedra angular de la cultura de su empresa es tener siempre personas específicas que sean responsables de sus proyectos. Estos ‘individuos directamente responsables’ (DRI) son personas clave en la sala de reuniones.
Al limitar a los asistentes y solo invitar a personas clave, se asegura de que su reunión se mantenga estructurada y logre el resultado que desea. De lo contrario, corre el riesgo de terminar con un grupo de personas que no tienen una opinión clara y que podrían estar trabajando de forma más productiva en sus tareas habituales.
Además, mantienes la reunión rentable:
Cada asistente tiene un salario por hora. Si calcula todos los salarios por hora juntos, obtendrá un precio por hora bastante elevado para la reunión. Mantenga baja la cantidad de asistentes y disminuya sus costos directos. Es posible que haya personas en su organización que no necesiten estar presentes en la reunión, pero que aún necesitan ser informadas sobre los resultados.
Para mantener a estas personas al tanto, simplemente envíeles una nota antes y después de su reunión para mantener a todos en buen camino. Luego, podría haber personas que deberían asistir a la reunión para dar su opinión pero no necesitan quedarse para la toma de decisiones.
Puede permitir que estos asistentes se vayan después de que hayan presentado sus puntos al grupo y ya no se requiere su presencia
- Mantén las reuniones cortas y concisas.
¿Cuál es la duración óptima de la reunión?
Buena pregunta. Primero, echemos un vistazo a la ley de Parkinson. La ley de Parkinson dicta que «el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización».
Esto es cierto para las reuniones. Si programa una reunión de 60 minutos, es probable que usted y sus compañeros de trabajo se llenen esta vez. Obviamente, esto significa que no estás usando tu tiempo productivamente.
En su lugar, siempre opte por mantener sus reuniones lo más cortas y concisas posible. De esa forma, se asegura de que su agenda se mantenga enfocada y libre de desorden. Idealmente, solo debe programar reuniones de 15 minutos.
¿Por qué?
La investigación muestra que nuestra capacidad de atención es de 10 a 18 minutos. En cualquier caso, nunca programe una reunión que ocupe más de 30 minutos. Y en este caso, haga una breve pausa a mitad de la reunión para asegurarse de contar con la atención plena de sus compañeros de trabajo durante toda la reunión. Si ha limitado el número de asistentes y sus colegas han hecho sus tareas de antemano, no necesitará más tiempo.
Pero, ¿cómo se asegura que se mantenga su límite de tiempo?
Haz como la compañía de software Basecamp: utiliza un temporizador. Cuando suena, finalizas la reunión. Solo asegúrate de darles a todos un minuto de tiempo antes de que se acabe el tiempo para resumir sus puntos y el resultado de la reunión.
Ahora, puede tener constantes interrupciones que generalmente prolongan su reunión. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones tienen empleados a quienes les gusta dominar la conversación. En lugar de dejar que monopolicen la reunión, interrumpa y pídales que continúen durante el receso o después de la reunión.
Si se encuentra con una situación en la que necesita escuchar a estas personas, hay una solución simple para eso: Programe un encuentro individual con ellos para analizar sus inquietudes antes de la reunión. Puede presentar sus ideas de una forma mucho más concisa durante la reunión.
- Finaliza la reunión con objetivos a hacer.
Por último, pero no menos importante, siempre asegúrate de que tu reunión tenga un resultado claro. Use los últimos minutos para recapitular lo que se ha dicho.
Su reunión debería terminar con las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los siguientes pasos?
¿Quién es responsable de ellos?
¿Cuál es el plazo?
Use 30 segundos por asistente a la reunión para asegurarse de que todos tengan una respuesta a estas tres preguntas.
De esta manera, es fácil para ti concluir la reunión. También se asegura de que todos conozcan sus responsabilidades y responda ante los demás asistentes a la reunión. Después de la reunión, envía un resumen de las actas de la reunión con los elementos de acción específicos que discutió al final de la reunión.
De esta manera, te aseguras de que se logre el resultado de la reunión.
Eso es todo…
Ahora sabes lo que como tener una reunión productiva. Y para implementar lo que has aprendido, comienza redactando las pautas de la reunión para toda la organización.
Por ejemplo:
Crea una plantilla de agenda para que todos en tu equipo, tengan las herramientas para planear reuniones productivas y conviértala en un procedimiento estándar para que los asistentes a la reunión puedan realizar un seguimiento de sus elementos de acción.
¿Cuáles son TUS mejores consejos para llevar a cabo reuniones productivas?
